Data de publicação: 03/12/2025
Grandes empresas costumam operar com dezenas ou até centenas de sistemas diferentes. Muitos nasceram para resolver urgências, suprir lacunas do ERP ou atender demandas pontuais de áreas específicas. Com o tempo, esse ecossistema se torna complexo, difícil de controlar e repleto de brechas que afetam diretamente produtividade, tomada de decisão e segurança.
Foi exatamente esse cenário que uma multinacional brasileira do segmento de bens de consumo enfrentou antes de procurar a OnSet.
Este artigo mostra como o projeto de mapeamento de sistemas satélites trouxe clareza, eliminou riscos ocultos e deu ao board a visibilidade que faltava para sustentar o crescimento da organização. É uma história real sobre como um diagnóstico bem-feito pode mudar a forma como líderes enxergam sua própria operação.
Table of Contents
O que são sistemas satélites
Antes da análise do case, vale entender o que são os sistemas satélites e a importância de mapeá-los.
Os sistemas satélites são ferramentas que funcionam paralelamente ao sistema central da empresa. Podem ser softwares contratados, planilhas, automações internas ou aplicações criadas para atender demandas que o sistema principal não cobre. Eles surgem para resolver problemas específicos e garantir a continuidade das operações.
O uso desses sistemas é comum, mas quando cresce sem controle pode gerar dispersão de dados, retrabalho, integrações improvisadas e dificuldade para manter os processos funcionando de forma uniforme.
Nesse contexto, o mapeamento surge como um passo essencial para qualquer empresa que quer ganhar visibilidade, reduzir ineficiências e tomar decisões tecnológicas com mais segurança. Esse processo consiste em identificar, documentar e entender como os sistemas são usados no dia a dia e quais processos dependem deles.
Desafios que exigiram a revisão dos sistemas satélites
Antes do início do projeto, a empresa sabia que tinha diversos sistemas satélites espalhados pelas áreas. Reconhecia que alguns eram críticos, outros redundantes e alguns já não deveriam mais estar ativos. O problema é que ninguém conseguia responder quantos sistemas existiam, quem era responsável por cada um, quais eram os impactos gerados na operação e os riscos existentes.
Essa falta de visibilidade gerava uma série de consequências típicas de organizações grandes em crescimento acelerado. Áreas inteiras dependiam de planilhas e soluções paralelas para compensar limitações do ERP. As informações circulavam de forma inconsistente, com cada departamento mantendo sua própria versão dos dados. A ausência de governança reforçava riscos de segurança e compliance, já que acessos, integrações e manutenções não seguiam um padrão. As decisões estratégicas, por sua vez, eram prejudicadas pela falta de dados confiáveis, o que criava incerteza e atrasos.
Além disso, os custos se acumulavam em licenças, manutenções e integrações que ninguém utilizava. TI e operação seguiam caminhos diferentes, sem clareza sobre o que era prioritário para o negócio naquele momento. Nada disso aparecia claramente nos relatórios mensais, mas consumia produtividade, aumentava riscos e impactava diretamente a capacidade da empresa de crescer com segurança e previsibilidade.
Primeiros passos
A OnSet iniciou o projeto propondo algo simples e poderoso: mapear a operação como ela realmente funcionava. Nada de hipóteses ou suposições. O objetivo era gerar um diagnóstico técnico e estratégico, construído com entrevistas, análises de processos e levantamento detalhado de cada aplicação usada na rotina da empresa.
O mapeamento contemplou:
- Inventário completo dos sistemas satélites.
- Entrevistas com usuários e responsáveis das áreas.
- Identificação de riscos, dependências e integrações.
- Avaliação de redundância entre ferramentas.
- Diagnóstico de criticidade e impacto operacional.
- Mapeamento de processos apoiados por sistemas paralelos.
- Recomendações práticas e priorizadas para evolução tecnológica.
O resultado desse processo não gerou apenas uma lista de sistemas, mas sim uma radiografia precisa da empresa, revelando como cada área realmente opera e onde estão os pontos sensíveis que impedem a evolução.
Descobertas que mudaram a forma como a empresa via seu ecossistema tecnológico
Assim como acontece na maioria dos diagnósticos desse tipo, o mapeamento trouxe à tona pontos que a organização não sabia que existiam ou cuja gravidade não estava totalmente clara. Logo nas primeiras análises, foi possível perceber que havia sistemas críticos funcionando sem um responsável formal, o que significava que aplicações essenciais estavam ativas sem uma área ou pessoa encarregada da manutenção, das atualizações ou da governança adequada.
Também ficou evidente a existência de redundâncias. Diferentes áreas utilizavam ferramentas distintas para executar praticamente as mesmas atividades, o que aumentava custos e criava processos paralelos difíceis de sustentar. Além disso, muitas equipes dependiam intensamente de planilhas e aplicações internas criadas para suprir lacunas do ERP, o que gerava retrabalho, ampliava riscos e tornava qualquer auditoria muito mais complexa.
Os fluxos de dados apresentavam inconsistências que chegavam até a liderança. Informações estratégicas eram alimentadas por fontes diferentes, gerando relatórios divergentes e dificultando a tomada de decisão. Somado a isso, surgiram riscos ocultos de segurança e compliance, como sistemas antigos ainda em uso, pouca gestão de acessos e ferramentas fora das políticas corporativas.
Com o diagnóstico em mãos, tudo aquilo que antes era percebido como “complexidade inevitável” finalmente ganhou forma em um mapa claro e visual do ecossistema tecnológico. A partir daí, decisões que antes pareciam arriscadas puderam ser tomadas com mais confiança e embasamento.
Resultados e impacto na escalabilidade do negócio
A partir do mapeamento, a empresa conquistou ganhos reais que impactaram TI, operação e estratégia organizacional. Entre eles:
1. Decisões mais rápidas e assertivas.
A liderança passou a contar com informações detalhadas para avaliar riscos, custos e prioridades.
2. Redução de redundâncias e custos operacionais
A empresa identificou ferramentas duplicadas e conseguiu planejar substituições e unificações.
3. Base sólida para modernização tecnológica
O diagnóstico se tornou o ponto de partida para projetos futuros de integração, modernização e automação.
4. Melhoria da governança e da segurança da informação
Com responsáveis definidos e riscos mapeados, a empresa avançou em maturidade e conformidade.
5. Clareza operacional para escalar com segurança
O ecossistema de tecnologia passou a operar de forma mais organizada, previsível e alinhada ao crescimento do negócio.
O efeito mais valioso foi a capacidade da empresa de olhar para o futuro sem incertezas sobre a própria base tecnológica.
Ponto de atenção para outros líderes
É comum que empresas grandes convivam com sistemas paralelos sem perceber o grau de risco envolvido. Eles surgem como soluções rápidas, mas, com o tempo, se tornam pontos frágeis que comprometem eficiência e precisão de dados.
E o mais importante: não há transformação digital consistente sem clareza total sobre o que já existe.
Somente após um diagnóstico estruturado é possível decidir com segurança o que integrar, modernizar, substituir ou eliminar. Sem isso, qualquer mudança se torna tentativa e erro.
Se você é líder de TI ou de negócio, as perguntas que deve se fazer são as seguintes:
- Você sabe quantos sistemas sua empresa usa hoje?
- Sabe o impacto de cada um?
- Sabe quais representam risco?
- Sabe quais poderiam ser eliminados sem afetar a operação?
- Sabe quanto custa manter redundâncias que passaram despercebidas?
Se a resposta for “ainda não”, então este case, além de te inspirar, serve também como alerta para a necessidade de ação imediata.
Como aplicar esse método em outras multinacionais
A OnSet apoia empresas de médio e grande porte a compreender, organizar e evoluir seus ecossistemas tecnológicos com segurança. Um mapeamento profissional de sistemas satélites reduz riscos, elimina custos invisíveis e prepara sua empresa para crescer de forma estruturada.
Para conhecer o case completo e entender como esse trabalho foi realizado, acesse:
https://www.onset.com.br/cases-de-sucesso/mapeamento-sistemas-satelites/
E se quiser conversar com nosso time para avaliar a situação da sua empresa: Fale conosco!
Revisão e Publicação: Alidiane Xavier
